Syncpitブログ

自動化/RPA

2020.07.16

自動化/RPA

社内ヘルプデスクや「ひとり情シス」の働き方改革を成功させるカギは「自動化」

目次

PC設定をはじめとする「社員のお困りごと」に答える社内ヘルプデスク。情シス部門だけでなく、経理、人事などのバックオフィス部門で、業務を滞りなく進めるのに不可欠な業務です。しかし情シス部門ではヘルプデスク業務だけでなく、システム運用やメンテナンス、セキュリティ対策など行うべき業務は山積みです。ITの人材確保が難しく多くのリソースを割けない企業ではより深刻な問題となっています。

FAQチャットボットSyncpitブログでは情シス部門の働き方改革を実現し、さらにデジタル化に向けた「攻めの情シス」に変革していくために何が必要かを紹介します。

社内ヘルプデスクの業務負荷は高まっている

情シス部門をはじめ、経理や人事といったバックオフィス部門に設置される「社内ヘルプデスク」は、従業員の問い合わせに対して、主に電話やメールで対応する業務です。

問い合わせ内容は多岐にわたり、担当者にはあらゆる疑問に対応できる柔軟性が求められるため、必然的に業務にかかる負荷は高まっています。

特に、情シス部門においては、ヘルプデスク業務だけでなく社内のインフラやネットワーク、システムの運用やメンテナンスなどの業務もあり、IT人材が不足する中でヘルプデスク業務負荷の軽減は大きな課題となっています。

たとえば、情シス部門における社内ヘルプデスクの課題には次のようなポイントが挙げられます。

<情シス部門の課題>
・社内FAQを利用してもらえない
・問い合わせ件数が減らない
・同じような質問が重複し、対応に手を取られる
・ヘルプデスク対応が手一杯で、コア業務に注力できない
・業務が属人化し、担当者の異動や退職で後任がなかなか確保できない

<利用者側の課題>
・社内FAQやマニュアルがすぐに見つからない
・社内FAQの情報が分かりにくく、電話で聞かないと解決しない
・すぐに確認したいのに、ヘルプデスクの対応時間外でつながらない
・どこに聞けばよいか分からない

情シス部門からすれば、社内FAQに掲載されるような「よくある問い合わせ」が重複し対応に工数がかかる課題があり、利用者側からすれば、社内FAQから必要な解決策が探せず、急を要する問い合わせは電話の方が早いといった理由から、ヘルプデスクの有人対応に頼るという実情があるようです。

重複する社内問い合わせに対して、1件ずつ有人対応することは効率的ではありません。昨今はビジネスのデジタル化によって、情シス部門はデジタル戦略の担い手としての「攻めの情シス」の役割が期待されています。こうしたコア業務に取り組む時間の確保も大きな課題であり、ヘルプデスク業務の効率化は大きなテーマとなっているのです。

セルフサービスの促進と「自動化」が課題解決のカギ

こうした課題を解決するポイントは「自動化」にあります。すなわち、利用者の自己解決を促す仕組みの整備です。たとえば、イントラネットなどに掲載される社内FAQの内容を整備し、また、知りたい情報に素早く辿り着けるよう経路を整備し、アクセスしやすくすることです。

もう一つは、社内ヘルプデスクの業務支援を目的としたシステムの導入で、具体的には「チャットボット」の導入です。

チャットボットとは、チャット(chat)とロボット(bot)の2つの言葉を組み合わせた造語で、利用者の質問に対して自動で対応を行うコミュニケーションツールのことです。利用者が入力したテキストに対して、プログラムが対話形式で自動応対をします。

たとえば、FAQなどの「よくある質問」の内容をチャットボットに組み込んでおけば、24時間、365日体制で利用者からの質問に自動で回答してくれる体制を構築することができ、これにより、質問者の自己解決を促せるというメリットが期待できます。

また、チャットボットは、社内FAQやマニュアルなどに比べて使いやすく、直感的な操作で利用者が知りたい情報にアクセスできる特徴もあります。

こうした特徴を生かし、社内からの定型的な問い合わせの回答をチャットボットで自動化し、情シスをはじめとするバックオフィス部門の業務負荷を軽減し、コア業務に集中する時間を確保する取り組みに注目が集まっているのです。

チャットボット導入の3つのメリット

チャットボット導入のメリットには、次のような3つのポイントが挙げられます。

(1)24時間・365日体制の問い合わせ対応
 テレワークや在宅勤務の移行など、働き方改革の導入が多くの企業で進んでいます。利用者である従業員からの問い合わせに対し、時間や場所を選ばず柔軟に、スピーディに対応できる体制が求められています。チャットボットによる自動対応は、有人対応と異なり時間と場所を選ばないため、24時間・365日体制で対応することが可能になります。

(2)問い合わせ対応の工数削減
 定型の問い合わせ対応を自動化することで、オペレーターの人件費など社内ヘルプデスクにかかるコストや工数を削減できます。これにより情シス部門の業務効率化や、よりコア業務へ多くのリソースを割ける効果が期待できます。

(3)回答内容の均質化
 システムでの対応を行うチャットボットであれば、担当者によって対応の質にバラつきが生じることがなく、回答内容の均質化が図れます。

社内チャットボット導入を成功させる3つの注意点

このようなメリットが期待できる反面、チャットボットさえ導入すれば社内ヘルプデスク業務の課題がすぐに解決するかというとそうではありません。

チャットボットを効果的に導入・運用できなければ、せっかく導入しても利用してもらえず、コストばかりがかかり費用対効果が見えないということになりかねないからです。

では、チャットボット導入を成功に導くにはどうしたらよいでしょうか。3つのポイントを示します。

(1)ゴールの設定
 最初にチャットボットの適用範囲についてゴールを設定することが重要です。すべての業務に適用させることは難しいため、自動化の業務範囲を決めデータを整備し、導入前の検証などを通じて回答精度を上げておくことが重要です。また導入後には対応履歴などから回答内容を修正し、新たなFAQを追加していくことも成功の秘訣です。

(2)データの整備
 あらゆる業務範囲に対する、Q&Aデータをチャットボットに登録することは難しいことから、優先度の高い「よくある質問」の内容を精査し、社内問い合わせの履歴をあらかじめ確認するなどして、チャットボットに登録するデータを整備しておくことが大事です。また導入前は回答内容の精査やチューニングなど、検証のための一定の工数が発生することにも配慮が必要です。
FAQチャットボット Syncpitなら、すぐに利用できる・よくある問い合わせ150種類以上のFAQプリセットを予めご用意しているため、導入が非常にスムーズです。

(3)全社リリースまでの検証
 利用者に実際に使ってもらいながらユーザー体験を改善していくことも重要です。検証が十分に行えないままリリースすると、最初に「チャットボットは使えない」と大きく期待を裏切ってしまい、再度使ってもらうことが難しいケースがあるからです。

チャットボット導入の事例

実際にヘルプデスク業務へのチャットボット導入に成功した企業の事例をご紹介します。

・大和財託株式会社様

定型的な情シスの問い合わせ業務の自動化を支援するツールとして、バックオフィス特化型FAQチャットボットSyncpitを導入した事例です。
Syncpitの優位性について、初期設定のしやすさにあるという。

情報システム部や総務部がよく受ける問い合わせを150種類以上プリセットしている点が特徴になる。

このプリセットをタタキにして、自社の運用に合うように内容を編集するだけで利用を開始できるため、実際に使える状態になるまでの期間は「わずか半日程度」だったという。

チャットボットの利用頻度は導入直後から着実に増えている段階だという。

従業員の反応については、通常使用しているビジネスチャットと連携しているため直感的にどういうものかを理解してもらえているので受け入れてくれている」という。

従業員が自分で調べる環境が整えば、従業員もバックオフィスに従事する担当者もお互いにメリットがあるという。

また「導入効果の数値化(削減された問い合わせ時間)」についても、はじめからSyncpitダッシュボードに表示されているのが便利な点だいう。

 

◆ ◆ ◆

 

このように、社内ヘルプデスク業務の工数削減や対応品質向上のために、チャットボットの導入は有効な選択肢の一つです。

チャットボットの導入に際しては、ツールの機能や特徴を把握し自社の課題解決につながるツールを導入することが重要です。特に導入前後のサポートが充実しているかどうかは、ツール選びの大事なポイントとなるでしょう。

情シス部門の業務負荷を軽減し、コア業務により注力できる体制を構築する。あるいはひとり情シスの働き方改革を実現するために、FAQチャットボット Syncpitの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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Written by 阿部欽一

キットフックの屋号で活動するフリーライター。社内報編集、Webコンテンツ制作会社等を経て2008年より現職。情報セキュリティをテーマにした企業のオウンドメディア編集、制作等を担当するほか、エンタープライズITから中小企業のIT導入、デジタルマーケティングまで幅広い分野で記事執筆を手がけている。

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