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ビジネスチャット

2020.06.29

更新2020.06.29

ビジネスチャット

働き方改革を促進!! 効果的なビジネスコミュニケーションを創る ビジネスチャットとは?

目次

ビジネスの新しいコミュニケーション形態「ビジネスチャット」とは

「少子高齢化に伴う労働者人口の減少」の対策として政府が主導する働き方改革ですが、仕事の生産性向上のために導入する企業が多いのが、ビジネスチャットになります。

ビジネスチャットとは、コミュニケーションの即時性を高めてくれるチャットやグループ通話、プロジェクトやタスク管理などのビジネスコミュニケーションのほとんどをカバーしています。そのため、近年導入が進むテレワークなどの「働く場所を選ばない」働き方をコミュニケーションの面からサポートするツールとして注目されています。

また、ビジネスチャットはビジネスシーンでの利用を想定しているため、個人向けチャットとの相違点として、高いセキュリティを確保しながら大容量のデータ保存にも対応しているなど、ビジネス利用に必要な基本機能を揃えています。
一般的なチャットツールをビジネスとして利用することも可能ですが、ビジネスとプライベートのアカウントやSNSツールを共有すると、情報漏えいなどのセキュリティの課題が生じたりワークライフバランスを崩す要因にもなります。「シャドーIT」によるセキュリティリスクを防止するためにも、チャットツールのビジネス利用を行う場合は、ビジネスチャットを活用が必須といえます。

ビジネスチャットの基本機能と主要ツールの機能比較

ビジネスの業務に適した基本機能を紹介します。


基本機能一覧


●チャット機能

チャット機能を活用することで、リアルタイムかつ円滑にコミュニケーションすることが可能となり、やり取りにかかる時間が削減されて、業務全体の効率化に繋がります。



●グループ作成機能

支店や部門などの固定化されたグループはもちろん、プロジェクトチームなどの必要に応じたグループでのスピーディな情報伝達が可能です。また、情報は時系列に一覧化した形での情報集積ができるのでビジネスに必要な「議事録」がスムーズに作成できます。



●音声通話とビデオ通話機能

社内ユーザーはもちろん、社外の取引先との音声やビデオ通話を使用した会議や打ち合わせも可能です。そのため、移動時間を生産的な仕事に振り分ける事ができます。なお、社外の取引先等の組織外とビデオ通話する場合は、会議への参加時に組織内の参加者がアクセス権を付与やアカウントへの招待などが必要になります。



●ファイル共有機能

パワーポイントやエクセルやワード、写真や動画データファイルをグループメンバー間で共有できます。



●スケジュール・タスク管理機能

自分自身やグループのスケジュールやタスクを管理することが出来ます。在宅勤務やテレワークなどのグループのメンバーの姿が見えない中では、スケジュールやタスクの進捗状況を可視化することで業務効率が向上します。

主要なビジネスチャットツールの特徴や機能の紹介


●ChatWork(チャットワーク)

chatworkは日本企業が運用するマルチデバイス対応のビジネスチャットツールになります。チャットや音声・ビデオ通話はもちろん自分専用のマイチャットや、期日と担当者の指定ができるタスク管理は日本企業向けです。また、メッセージは送信後の編集や削除が出来るため、気軽なコミュニケーションが実現できます。

●Hangouts Chat(ハングアウト チャット)

Hangouts ChatはGoogleが提供するチームの簡潔で効率的なコミュニケーションを実現するビジネスチャットがハングアウトチャットになります。Googleが提供するG Suiteユーザーが利用できるサービスになり、ドキュメントやスプレットシートなどの共同作業が可能で、スケジュールの共有なども行えます。

●LINE WORKS(ラインワークス)

仕事でも活用できるのがLINE WORKSです。すでに使用しているUIをビジネスでも利用できるという点は導入ストレスを大幅に緩和します。チャットや音声・ビデオ通話やファイル共有などのおなじみの基本機能にスケジュール管理やアンケート機能なども充実しています。

●Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)

Microsoft TeamsはMicrosoftが提供するビジネスチャットであるため、同社が提供するOfficeなどのソフトウェアとの連携に強みがあります。また、プロジェクトやグループごとのチャットルームでチャット・通話・ファイル共有と編集が可能です。最大1,000人まで参加可能なオンライン会議などのスケールの大きさが魅力です。

●Slack(スラック)

Slackは国内よりも海外で人気のビジネスチャットです。シンプルでわかりやすいUIであり、Dropboxなどの外部アプリケーションとの連携が豊富なので汎用性が高いことが特徴です。グループやプロジェクト毎にチャットや音声・ビデオ通話が可能です。

ビジネスチャットツールの導入メリットと成果を上げるための導入ポイント



導入メリット

ビジネスチャットツールを導入した場合のメリットは大きく次の4つになります。

●場所に縛られる事なく、相手の状況から最適なコミュニケーションを選択可能


従来のメールや社内打ち合わせは事務所に来なければいけないし、取引先との打ち合わせでは相手先に訪問しなければなりませんでした。しかし、ビジネスチャットを導入することで場所の制約から開放されます。つまりは、状況や要件に合わせて個別にチャットやグループでのビデオ会議などの最適なコミュニケーションを選択できます。

●コミュニケーションが円滑になりながら整理される


最適なコミュニケーションを選択すれば、コミュニケーション自体が円滑になります。また、文字化したものをお互いに確認することが可能なためコミュニケーションの内容が整理できます。

●データとファイルの保存や管理が出来るため、蓄積と検索が簡単


チャットなどのテキストデータやワード、エクセル、動画データなどの保管と管理ができます。社内で蓄積した膨大なデータを検索することで、効率良く業務を行うことができます。

●企業の情報をプロテクトできるだけの高いセキュリティで保護できる


自社ならびに自社の顧客情報などの機密情報を取り扱うビジネスチャットツールである以上、漏洩リスクを放置することはできません。ビジネスチャットは高いセキュリティ基準を確保しています。 ビジネスチャットに求められる主なセキュリティ基準には次のようなものがあります。

・ユーザー認証
IDやパスワードだけではない多要素認証に対応しているかどうか、ユーザーごとにアクセス権限を分けることができるかどうか


・情報漏えい対策
データはクラウド上に保存され、端末にデータが残らないか、端末紛失時に情報漏えいを防ぐ機能があるか


・暗号化
通信やデータは暗号化されているか、ユーザーが設定したパスワードが暗号化された状態でデータベースに保存されているか


・監査機能
管理者は監査用にログを保存したり出力することが可能か


・ウイルス対策
チャットに添付されたファイルに対して、ウイルス監視が行われているか




●履歴が残るためビジネスに適している

チャットでのやり取りは、ログとして残るため業務上での「言った」「言わない」といったトラブルを防ぐことができます。





導入ポイント

せっかくビジネスチャットを導入しても思うようにコミュニケーションが円滑にならないケースや、かえって拗れてしまうケースもあります。例えば、夜遅くにチャットの返信を求められることや、場違いなフランクすぎるメッセージになってしまうなどのコミュニケーションのマナーが守られていない場合です。
また、旧来のツールに固執する反対勢力の抵抗も場合によってはあるかもしれません。旧来のコミュニケーションルールをそのまま移植するなどをしてしまうと、慣れていたツールになし崩し的に戻ってしまう場合もあります。 どちらの場合にも、導入の前に予想できる使い方やマナーなどを決定・共有することと、導入当初に業務効率を上げる目的を見失わず新たなコミュニケーションのやり方を模索していく継続的な取り組みが必要になります。

チャットボットの連携

チャットボットは、対話(chat)とロボット(bot)の2つの言葉を組み合わせて出来た、新しいコミュニケーションツールです。
基本機能は、入力されたチャットやメッセージに対して、適切な回答などの処理を行います。チャットボットは、人には質問しにくいことでも聞ける気軽さと回答の即時性という利点を持っています。

ビジネスでは自社ホームページにチャットボットを導入し、お客様の問い合わせに返答するカスタマーサポートツールなどに使用されています。
このチャットボットとビジネスチャットの組み合わせが、仕事の生産性向上につながると期待されています。 代表的な利用用途として社内のFAQ対応があります。現在の社会の変化のスピードに対応するために企業の変化も多様な上にスピードが上がっています。

そんな中でスタッフは、変化する社内ルール・販売する商品やサービスの情報や競合他社の商品やサービスなど様々な情報に追いつく必要があります。
そのためには、好きなタイミングで気軽に質問ができて、迅速に正しい答えが返ってくることが求められます。 このようなニーズに応えるのがビジネスチャットとチャットボットの組み合わせによるFAQになります。
ビジネスチャットに蓄積された様々な情報の中からスタッフが求める答えをチャットボットが適切に検索・伝達する仕組みになります。

国内導入事例

ビジネスチャットは上場企業の大手企業だけではなく、様々な中小企業や自治体なども導入をおこなっています。一部の導入事例をご紹介します。



●大日本印刷株式会社

大日本印刷株式会社はセキュリティを重視しながら効率的なコミュニケーションを実現するためにChatworkを導入しています。導入効果の一例として、遠隔地とのコミュニケーションや、複数人でのグループチャットによりチームや案件ごとのコミュニケーションがスムーズになったことを挙げています。

●公益財団法人日本ラグビーフットボール協会
公益財団法人日本ラグビーフットボール協会は職員と外部関係者がスムーズに業務情報をやり取りできる環境をLINEWORKSで実現。大容量ファイルをスピーディかつ安全に共有できることがメリットとのことです。

●横河レンタ・リース株式会社
横河レンタ・リース株式会社はメール文化からの脱却を目指してMicrosoft Teamsを導入。Microsoft Teamsを導入したことで、テレワーク環境の改善やオンライン会議での無駄時間の削減を実現されています。

●株式会社電通デジタル
株式会社電通デジタルは全社への連絡、チーム内の連絡、報告、コミュニケーションという4つの課題を解決するために、Slackの導入しています。たった2ヶ月で全社1,400人にSlackをスピード導入に成功しています。今後は、SlackとAIやチャットボットと連携することで、質問チャットボットが応えてくれるシステムを導入予定とのことです。

●株式会社TBSテレビ
株式会社TBSテレビは働き方改革の一環でG Suiteを導入。その中でもGoogle Hangoutは頻繁に使われていて、過去のメッセージを検索できることが大きなメリットとのこと。また、テレビ会議もカレンダーで予定を作成して、参加者を招待するだけで実施できることが在宅勤務やシェアオフィスでの業務に役立つと期待をされています。

まとめ

働き方改革において、最適なコミュニケーションと生産性向上させるビジネスチャットについてまとめました。 生産性高く充実したビジネスの実現にビジネスチャットの導入を検討してみてはいかがでしょうか。 なお、ビジネスチャットツールには無料プランがある場合がほとんどです。まずは、一部部署やメンバーで気軽にトライアル利用を開始してみることも可能です。

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Written by aki(あき)

ネットワークエンジニア 大手Nierでネットワークエンジニアとして最前線で戦う傍ら、個人運営のサイト「ネットワークエンジニアを目指して」を運営し、読者を「ネットワークトラブルに恐れることなく立ち向かえるネットワークエンジニア」へと導くことを信条に、ネットワーク技術の解説と自身のノウハウを広めている。著書に「見てわかるTCP/IP」など。Twitter:itbook

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