SYNCPITブログ

クラウドセキュリティ

2022.04.26

更新2022.07.27

クラウドセキュリティ

Teamsを使って会議をしよう!テレワーク下での最強のビジネスコミュニケーションツール

目次

Teamsを有効活用して情シス・総務の業務を自動化

最短30分・月額100円から始めるチャットボット「SYNCPIT」

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新型コロナウイルスの感染拡大により企業はフレキシブルな働き方へ対応せざるを得なくなり、非対面状況でも従業員同士で意思疎通を図り、スムーズに業務を遂行する必要が出てきました。このような在宅勤務やリモートワークが必要な状況下で必須となってきたのがオンライン会議システムやビジネスチャットツールです。そんな中、今最も注目されているのが「Microsoft Teams(チームズ)」という多機能コミュニケーションツールです。今回はTeamsについてその基本的な特徴と、Teamsを活用した会議の仕方に焦点をあて、そのメリットを深掘りしていきます。

Teams会議機能とは

TeamsはMicrosoft社が提供しているMicrosoft365のコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継として2017年3月14日に世界中でサービスを開始しました。TeamsではSkype for businessの全ての機能に加え、会話形式がインスタントメッセージからチャットに変更された他、スレッド機能・メンション機能の追加、ファイル共有及び共同編集・メンバー管理・ツール連携が可能になるなど、よりチーム内で円滑なコミュニケーションを進めることができる機能が備わっています。

Teamsは単なるビジネスチャットツールではなく、ビジネス環境の改善や業務をより効率的に進めるためのワークスペースであり、プラットフォームです。Microsoft社が提供しているWindowsと親和性が高く、Microsoftアカウントがあれば無料で始められるので、多くの日本企業にとって参入障壁は低いと言えます。
Teamsの会議機能ではメンバーと1対1、あるいは複数人のメンバーで音声通話やビデオ通話などを行なうことができます。音声通話では電話のように音声だけで気軽に会話することができ、ビデオ通話ではカメラを使ってお互いの顔をみながら会議を行なうことができます。ここで、Teams会議の基本情報を確認しておきましょう。

Teams zoom Google Meet
会議参加可能人数 100人 100人 100人
表示可能人数 1画面98人まで 1画面49人まで 1画面49人まで
オンプレorクラウド 両方対応 両方対応 クラウドのみ
録音・録画機能 × ローカル上のみ ×
会議1回あたりの制限時間 1時間 40分 1時間
データ通信量(目安値) 音声のみ 78MB 40MB 50MB
ビデオあり 780MB 360MB 1GB
ブレイクアウトルームの有無
無料プランの有無

Teams会議の利用シーン

Teams会議はどのような場面で使われるのでしょうか。ここではTeamsを有効活用できる利用シーンを5つにまとめてみました。具体的に見ていきましょう。

社内会議

リモートワーク下では、社内会議もオンラインで行われることが多くなりました。出社して会議を行う場合でも、Teamsを使えば会議室を取らずして自席で会議に参加できる点がメリットです。さらに出社組と在宅組同士でも気軽にコミュニケーションを取れるのはTeams会議の強みでしょう。Teamsは特に会議に参加するまでのアクションが非常に少なく、まるで対面で話しているかのようなミーティング体験を提供してくれます。

顧客への営業

株式会社マツリカが2020年に行なった調査によると、新型コロナウイルス感染症対策の影響で商談機会数が「減ってきている」と感じる人は84.1%となっています。営業マンの訪問を断る企業も多い中、従来までの「足を使う」営業方法は頭打ちの状態になっています。しかしこうした課題はMicrosoft Teamsを導入することで解決されます。
※参考 株式会社マツリカ 「営業活動のリモートワーク調査」概要

TeamsはMicrosoft Officeのライセンスを持っていなくてもTeams会議に参加することができるので、社外のお客様と商談を行なう場合でも問題ありません。後述する画面共有やホワイトボード機能などを活用することによってあたかも対面であるかのようなミーティングが可能になります。さらに今まで移動にかけていた時間や名刺交換、アイスブレイクの時間などを削減することができるため、従来と比べて1日にアプローチできるリード数が増えます。業務に必要なツールは全て連携が可能であり、Teamsという1つのプラットフォームで全ての営業活動が完結できるため、営業部門の業務効率化にもつながるでしょう。

上司との1on1

複数人はもちろん、直属の上司との1on1でもTeamsは活躍してくれます。出張などで上司がオフィスに不在の時や、特に会議内容の秘密を守りたい場合にTeamsのビデオ会議は適しています。後述する会議の録画・録音機能を活用すれば大事な人事評価の面談を行なった後に記録を確認することもできますし、対面では話しづらいこともオンラインでなら伝えることができるかもしれません。

勉強会

有料版なら最大300人まで参加できるTeams会議は、セミナーや勉強会にも役立ちます。Teamsの機能をフル活用すれば、大人数でもストレスのない運用が可能です。ブレイクアウトルームを使用することでグループワークをしたり、連携アプリのMindMeisterを選択してマインドマップを作成したりすることができます。加えて、アンケートや勉強会の内容の復習として簡単なテストを行ないたい場合はFormsアプリを使ってみましょう。録音・録画機能を活用すれば勉強会の内容そのものを教材として参加メンバーに共有することができます。なお、発表者に対する質問はチャットで行なうと発表者の発言を遮らずに拾ってもらえます。

ワークショップ

Teams会議よりもさらに大規模なワークショップを行ないたい場合はライブイベントを活用してみましょう。ライブイベントはTeams会議の拡張機能で、基本的には1対多のコミュニケーションを目的としています。2021年12月31日までは20,000人が参加でき、最大16時間のイベントを行なうことができるとされています。参加者にOfficeライセンスは必要ありません。開催者からの一方的な配信となりますがQ&A機能を利用して参加者からの質問を受け付ければ、開催者と参加者との間で双方向のやりとりが生まれます。また、出席者エンゲージメントレポートにはライブイベントに参加したユーザーとライブイベントを退席したユーザー各出席者のエクスペリエンスに関するその他のデータが表示されます。これらのデータを顧客管理(CRM)アプリケーションに取り込んでリード管理やフォローアップに役立てましょう。

Teams会議の基本的な使い方

Teams会議の概要が分かったところで早速使い方について見ていきましょう。まずはTeamsを立ち上げてください。会議を始める方法は「今すぐ会議」と「新しい会議」の2種類があります。

すぐに会議を開催して参加してもらう方法

「今すぐ会議」を選ぶと、即座に会議を開始することができます。参加者への招待方法は次の4通りがあります。

●リンクで参加してもらう

左側の「会議」タブから赤枠内の「今すぐ会議」を選択します。

ユーザーの招待方法から「会議のリンクをコピー」を選択して直接メンバーにリンクを送信して招待します。

●予定表から参加してもらう

主催者は左側の「会議」タブから会議をスケジュールします。

目的の会議を見つけて「参加」を選択します。

●チャネルから参加してもらう

チャネルで会議が開始された場合はフィードに参加の招待、関連コンテンツ、およびチャネル内の会議に参加しているユーザーなど会議の詳細が表示されますので「参加」を選択します。

●コールインで参加してもらう

Web上でTeamsアプリまたはTeamsを使用できない場合は、電話番号に電話して会議に参加できます。会議出席招待に電話番号と会議IDがある場合は、参加する番号をダイヤルします。招待の番号が自分に対してローカルではない場合がありますので「ローカル番号を検索」を選択して取得しましょう。

会議をスケジュールして参加してもらう方法

続いては会議をあらかじめスケジュールしておいて参加メンバーに前もって知らせる方法です。こちらも4通りあります。

●予定表で案内する

左側にある「会議」タブで案内する方法です。Googleカレンダーとも連携しているのでGoogleカレンダーで会議の予定を案内することもできます。

●チャネルで案内する

チャネルに会議の詳細を投稿する方法です。ミーティングメンバー全員に周知させるのに便利です。

●チャットで案内する

ミーティングが1on1の場合はプライベートチャットで相手に知らせると良いでしょう。会議の詳細が生成されたらコピペして相手に送付します。

●リンクで案内する

会議リンクを生成して参加メンバーに知らせる方法です。他のWeb会議システムでも導入されている機能なので誰でもわかりやすいのがメリットです。

会議に参加する

最後に自分自分が参加者となった場合の会議への参加方法です。こちらも4通りありますので順番にご紹介します。

●リンクから参加する

最もポピュラーな参加方法です。リンクに飛ぶと会議にそのまま参加できるようになります。チャネルの投稿やチャットで共有されます。

●着信から参加する

会議の開催者から直接着信がある場合、着信が通知されますので会議への参加を承諾するか、拒否するか選択できます。承諾した場合は招待された会議のロビーが表示されます。「今すぐ参加」ボタンを押すと会議に参加できます。

●メールから参加する

参加者のメールアドレス宛に招待メールが届きますのでリンクをクリックします。

するとTeamsをアプリで開くかブラウザで開くか選択する画面が出てきますので、必要に応じて好きな方を選んで会議に参加します。

●予定表から参加する

画面左側の「会議」タブから目的の会議を探して「参加」をクリックします。

Teams会議の活用方法

Teams会議には、他のWeb会議システムにはないユニークな機能が多数存在します。順番に見ていきましょう。

自分の画面を参加者に共有する

多くのWeb会議システムには搭載されている機能ですが、Teamsにももちろん画面共有機能は備わっています。手元の資料を相手に共有することでオンライン上でもプレゼンテーションが可能になり、ミーティングをスムーズに進めることができます。さらに、Teamsでは画面共有を「コンテンツのみ」「スタンドアウト」「横並び」「報告者」の4つの発表者モードの中から選択することができます。会議の性質に応じて効果的に画面を見せられる共有方法を選びましょう。

資料やファイルを参加者に共有する

Teamsではチャットで資料やファイルを会議の参加者と共有することができます。Microsoft Office製品であれば、資料やファイルを受け取った参加者はTeamsアプリ内でファイルを開くことができるので、別アプリを起動する必要はありません。送られた資料に対して、参加者はリアクションで反応することができます。また、会議チャットで共有された資料は履歴として残るので、「あの会議で共有された資料をもう一度見たいな」と思った時は会議チャットからいつでも資料を確認することが可能です。なお、Teamアプリ内で共有された資料は閲覧のみ可能となっています。

ホワイトボードを使う

簡単なスケッチで相手に視覚的に伝えたい場合はホワイトボード機能を活用すると便利です。「コンテンツを共有」のアイコンをクリックすると「ホワイトボード」というカテゴリの中に「Microsoft Whiteboard」があるのでそれをクリックしましょう。実際のホワイトボードと同じようにマウスやタッチペンなどでキャンバス上に自由に文字や図形を描くこともできますが、「テキストの追加」を選択するとキーボードで文字が打てるようになります。もちろん、消しゴムで一度描いたものを消すこともできますし画像を挿入することもできます。会議が終わった後はホワイトボードの内容をエクスポートして、議事録の代わりにすることも可能です。ブラウザ版のMicrosoft Teamsを使用する場合、ブラウザにはホワイトボードが内蔵されていませんのでWindows10にインストールされている「Microsoft Whiteboard」を連携させれば利用可能となります。

録画・録音する

Teamsでは有料プランになると会議中の録画・録音が可能になります。会議で聞き流してしまったところを復習することもできますし、議事録作りの材料として役立てても良いでしょう。企業によっては公開会議としてオンデマンドで配信してみても良いかもしれません。レコーダーを用意しなくとも会議の内容をそのまま視覚的・聴覚的にバックアップできるのは大きなメリットと言えるでしょう。

メモ(議事録)をとる

「・・・」の「その他の操作」から「会議のメモ」を選択すると、会議中のことをメモできるようになります。

会議のメモはチャンネルに共有され、チャンネルのメニューからいつでも見ることができます。議事録を取るのに是非有効活用したい機能です。

従来までの会議では議事録を作るためにWordやGoogleドキュメントなどの別アプリを立ち上げて、またさらに出来上がった議事録を別のストレージに保存という手順を踏んでいましたが、Teamsではそれらを全て1つのプラットフォームで完結させることができるのです。

相手に自分の画面を操作してもらう

画面共有は多くのオンライン会議システムが搭載している機能ですが、画面共有だけでは共有資料に対する指摘や修正点が分かりづらいというデメリットがあります。Teamsでは画面共有に加えて会議相手の画面を操作したり、または自分が共有した画面を操作してもらったりするリモートコントロール機能が備わっています。これにより対面に近い操作が可能となり、メンバーはよりインタラクティブな会議を体験することができます。さらに、社外PCから会社のサーバーへリモート接続することも可能であり、出社できず、持ち出し可能PCがない状態でも社用PCにアクセスすることができるので、時間や場所に囚われないミーティングが可能となります。

会議中にチャットする

こちらも多くのWeb会議システムで標準装備されている機能ですが、Teams会議では会議ごとの「会議チャット」というものが用意されているので必要に応じてチャットで会話したり、会議資料などをアップロードしたりできます。会議チャットもまたチャンネルに共有され、チャンネルのメニューからいつでも内容を確認することができます。音声だけでは伝わらないことを文字にして伝えたり、会議内容を補足して重要事項をハイライトしたりするのに便利な機能です。

Teamsの会議に参加する前の注意点

Teams会議に参加する際には、会議に参加する直前の確認画面で設定の確認を行なうようにしましょう。

ここの設定画面でビデオをオンにするかしないか、する場合は背景を選択するかどうか、使用する音声機器やノイズ抑制などをコントロールすることができます。
スムーズなミーティングを行なうためには音声や画像の不具合は避けたいところです。是非会議が始まる前にTeams会議の設定を確認しておきましょう。
なお、これらの設定は会議に参加した後でも変更することができます。必要に応じてビデオオフやマイクオフにして会議が円滑に進むようにしましょう。

安全なビデオ会議

Teamsでは時間と場所を問わずに安全にビデオ会議を行なうことができます。機能を順番に見ていきましょう。

参加者のミュート

Teams会議では様々な方法でミュートにすることができます。ミュートは複数人のメンバーで会議を行なう際にノイズが入るのを防ぐために使われます。Teams会議では自分のマイクをミュートにすることはもちろん、他の参加者をミュートにすることもできます。ミュートにする場合は参加者の右側にある「・・・」(その他のオプション)をクリックして「参加者をミュート」にすれば完了です。会議の主催者が発表者の場合、発表者以外の会議参加者を一括で強制的にミュートにすることもできます。その上で、発表中、特定の参加者を発言させたい時は、その参加者に挙手をしてもらい、挙手している参加者の右側にある「・・・」から「ミュート解除を許可する」でミュートを解除できます。

招待されていない出席者の除外

セキュリティの観点からも招待していないメンバーの会議への参加は制限する必要がある場合もあります。参加者アイコンをクリックすると全ての出席者が表示されます。除外したい出席者の名前を右クリックしてドロップダウンメニューを出し、「削除」を選択します。削除する場合は「部外秘の情報を扱うため」ですとか「セキュリティ上の関係から」などのように、あらかじめ削除予定のメンバーに通知した上で行うのがおすすめです。

発表者と出席者の指名

会議において複数人の参加者がいる場合は、スムーズな会議進行のために「発表者」と「参加者」を指名して、各参加者に役割を割り当てることをおすすめします。個別に指名したい場合は出席者の名前の隣の「・・・」(その他のオプション)をクリックすると「発表者にする」「出席者にする」をそれぞれ選べるようになります。一括変更する場合は「会議のオプション」から発表者となるユーザーを「全員」「自分の組織内のユーザー」「特定のユーザー」「自分のみ」の中から選択します。発表者として選択する全てのユーザーに会議出席依頼を直接送信する必要があります。また、開催者の役割を変更することはできません。発表者と出席者の指名制度は各参加者の機能を制限することで情報が錯綜するアクシデントを防ぎます。開催者、発表者、出席者それぞれに付与されている権限は以下の通りです。

機能 開催者 発表者 出席者
ビデオでの発言とビデオの共有
会議のチャットに参加する
コンテンツを共有する
別のユーザーによって共有されるPowerPointファイルをプライベートで表示する
別のユーザーのPowerPointプレゼンテーションを制御する
他の参加者をミュートする
出席者が自分のミュートを解除できない
参加者を削除する
ユーザーをロビーから入室させる
他の参加者の役割を変更する
記録の開始と停止
ライブ文字起こしを開始または停止する
ブレークアウトルームを管理する
会議オプションの変更
アプリを追加または削除する
アプリを使用する
アプリの設定を変更する

招待した参加者は自動的に入れるようにする

円滑な会議の進行のためには招待した参加者がバーチャルロビーを介さずに自動的に会議に入れるように設定しておくと便利です。Outlook側から会議の予定を作成し、Teams会議を設定します。イベント詳細画面から会議オプションをクリックするとロビーをバイパスさせるユーザーを選択できるようになります。「全員」「自分の組織および信頼できる組織内のユーザー」「自分の組織内のユーザー」「自分が招待したユーザー」「自分のみ」の5種類から選択することができますので、必要に応じて適切なものを選ぶと良いでしょう。ゲストだけでも会議を始めることができますので参加者側の心理的な負担が軽減されます。

バーチャルなロビーに一旦待機させておく

Teams会議では会議のリンクさえ分かれば簡単に会議に参加することができますが、その手軽さから万一URLが流出してしまった場合は意図しないユーザーが直接会議に参加できてしまう場合があります。特に組織内のメンバーであれば基本的には誰でも会議に参加できてしまうため、部外秘の情報を扱いたい時などにセキュリティを担保できません。このようなことを防ぐためにTeamsではロビー待機という機能があります。開催者が会議開始前にユーザーの確認を行なってから参加許可を行なうことで会議の機密性を守ることができます。ロビー待機の状態になると、主催者にはロビーで待機中の参加者リストが表示されますので、承認されたユーザーであることを確認したら参加許可を行ないます。

気になるセキュリティ

取引先とのオンライン会議や大規模な勉強会で気になるのがセキュリティ対策。社内のセキュリティ担当者が気になる点をどのように調べたら良いかまとめてみました。具体的に見ていきましょう。

ゲストを含めた会議

Teamsを使用すると、組織外のユーザーを会議に招待できます。これには、外部アクセスまたはゲストアクセスを構成する必要はありません。

●開催状況をチェック

会議の開催者は会議ポリシーを設定することで、会議の参加者にどこまで権限を付与するのかを決定することができます。 また、参加者の隣にある「・・・」(その他のオプション)をクリックしてプルダウンメニューを表示させ、「出席者リストをダウンロード」を選択すると、会議の開催状況(出席レポート)がダウンロードできます。

●共有資料をチェック

基本的にゲストユーザーはコラボレーション先の組織のTeamsでチャットでのファイルの共有はできません。しかし、Azure Active Directoryの外部コラボレーション設定においてゲストとの共有がブロックされないかどうか確認することができます。また、組織外のユーザーがShare PointまたはOne Driveのドキュメントにアクセスするには、SharePoint と OneDrive の組織レベルの共有設定で組織外のユーザーとの共有を許可する必要があります。外部共有タブにおいて、SharePointとOneDrive、認証されていないファイルとフォルダーの共有を許可する場合は、「すべてのユーザー」を 選択しましょう。

●チャット履歴をチェック

会議チャットは開催者側の方で、参加者ごとに会議チャットを許可するかどうか制御できます。許可されたユーザーたちのチャット履歴は会議ごとに生成される会議チャットで確認することができます。

ウェビナーやバーチャルイベント

ウェビナーやバーチャルイベントにはTeams会議に比べてより大人数の参加者が見込まれるため、内部情報が流出しないようにセキュリティにも気をつけたいところです。ここでは「開催状況」「共有資料」「チャット履歴」各項目のチェック方法について見ていきましょう。

●開催状況をチェック

ウェビナーやバーチャルイベントの開催状況を確認したい場合は、ライブイベント使用状況レポートを作成しましょう。組織で開催されたライブイベントのアクティビティの概要が表示されます。 イベントの状態、開始時刻、ビュー、および各イベントの実稼働の種類などの使用状況情報を確認することができ、使用状況の傾向、組織内の誰がライブイベントをスケジュール、発表、および生成しているのかを把握できます。
Teams管理センターの左側のナビゲーションで、「分析&レポート」>「使用状況レポート」をクリックします。「レポートの表示」タブの「レポート」で「ライブイベント」を選択します。
「日付範囲」で定義済みの範囲を選択するか、ユーザー設定の範囲を設定します。現在の日付の前後最大1年、6ヶ月分のデータを表示する範囲を設定できます。
「開催者」で、特定のユーザーによって編成されたライブイベントのみを表示することができます。
「レポートの実行」をクリックします。

●共有資料をチェック

Teamsではウェビナーでも会議チャットが作成されるので、オンラインイベント中に参加者に共有された資料は会議チャットから確認することができます。

●チャット履歴をチェック

前項と同様に、Teamsのウェビナーでも会議チャットが作成されるので、会議中のチャット履歴はここから確認することができます。

まとめ

TeamsはSYNCPITと連携させることでバックオフィス業務の効率化を実現します。 SYNCPITとはエムオーテックスが手掛けるチャットボットのサービスです。情報システム・総務担当者の抱える悩みとして、実に全体の業務のうち66%が問い合わせ対応に費やされていることはご存知でしょうか。このような社内問い合わせ業務は全社員の比率に対して管理部門の人数が少ない中堅・中小企業で最も負担の大きい業務であると言えます。これらの定型業務をチャットボット導入により自動化することで、バックオフィス担当者は本来注力すべき業務や新たな挑戦にも取り組むことができます。
従業員のベネフィットとしてはヘルプデスクの対応時間外でも自分が必要とする社内FAQ、マニュアルにアクセスすることができ、問い合わせ回答の待ち時間を削減することができます。合わせてTeams内の蓄積されたスレッドをキーワードで検索すれば、過去事例も参照することができるので従業員自身が自分で調べて課題を解決する姿勢が身につきます。
Teams×SYNCPITというハイブリッドなソリューションで、多くの企業のコミュニケーションコストや問い合わせなどの提携業務は限りなく削減されるでしょう。SYNCPITは月額100円から始められますし、Teamsには無料プランも用意されています。是非この機会に両者の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

Teamsを有効活用して情シス・総務の業務を自動化

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▼資料内容​
・バックオフィスが抱える課題
・「問い合わせ業務」の自動化ニーズ
・Teamsを活用して業務の効率化できる
 「SYNCPIT」 ​

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Written by 五条司(ごじょうつかさ)

1992年4月20日生まれ。福岡県出身神奈川県育ち。慶應義塾大学文学部卒業。会社員を4年ほど経験するも働く場所と時間に囚われないノマドワーカーに憧れて2018年フリーランスライターに転身。学術記事やバックオフィス、ファッション、DX、アフィリエイト、医療、トラベルワーカーなど執筆ジャンルは多岐にわたる。日本ナレーション演技研究所基礎科所属。

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