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勤怠管理はどうする?テレワーク、在宅勤務、多様な働き方をマネジメントするには

目次

テレワーク環境下の勤怠管理を効率化

ビジネスチャットを活用した自動通知機能で管理者の負担を大幅削減

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人材確保難の時代に求められる多様な働き方とは

労働力人口が減少し、人材確保が難しくなっていく中で、労働生産性の向上は企業にとって大きな課題です。
そこで、モバイルや、クラウドといったテクノロジーを活用し、多様な働き方を実現することで社員の生産性や業務効率を高めていく「働き方改革」が注目されています。 2019年4月1日から働き方改革関連法が順次施行されました。 同法は、労働基準法をはじめ、8つの労働法改正によって構成されており、「罰則付き上限規則」「5日間の有給休暇取得の義務化」「勤務間インターバル制度の努力義務」などといったポイントがあります。
多様な働き方を実現する施策としては、次のようなものがあります。

1.フレックスタイム制度
社員が自分で日々の始業・終業時刻を決定し、働くことができる制度。
2.短時間正社員
フルタイム正社員と比較して、1週間の所定労働時間が短い勤務形態の正社員のこと。
3.(施設利用型)テレワーク
サテライトオフィスなど、会社以外で働く場所を用意し、そこで働く勤務形態。 後述のモバイルワークとの違いは、サテライトオフィスが「働くための施設」である点です。
4.モバイルワーク
テレワークの一形態で、決められたオフィスで勤務するのではなく、顧客先や移動中のカフェなどで働くことのできる勤務形態のこと。
5.在宅勤務
テレワークの一形態で、オフィスではなく自宅で働く勤務形態。働く場所が自宅に固定される点でモバイルワークと異なります。
6.地域限定正社員制度
一定の地域内での配属・異動を条件とした(転勤のない)勤務形態の正社員のこと。
7.朝型勤務
勤務開始時間を繰り上げ、残業せず早く帰る勤務形態。

多様な働き方を実現することのメリットは、企業にとっては、時間や場所を問わず仕事ができるため、移動時間などのムダが省かれ、業務の効率が高まる点が挙げられます。
また、育児や介護などと仕事を両立したい社員や、定年後も働き続けたい高齢者、キャリアアップをめざすパートタイム従業員など、これまでよりも多様な人材を活用することが可能になります。そして、多様な働き方が可能な企業ブランドが浸透することで、特に、自分のライフスタイルを大事にする若い人材が確保しすくなるメリットも期待できます。

社員側のメリットは、すき間時間の活用や移動時間の削減によって、労働時間が短縮されるメリットがあります。 また、プライベートの時間を確保し、ワーク・ライフ・バランスの向上も期待できるでしょう。
そして、出産や育児、介護などのライフイベントに応じた働き方が可能になるため、 将来のキャリアパスを描きやすくなるメリットもあります。

一方で、多様な働き方、特にテレワークの導入には注意しなければならない点もあります。 たとえば、オフィス外で働く機会が増えるため、社員が使うモバイルPCやスマホ、タブレットなどの端末の盗難などによる情報漏えいをはじめとする、セキュリティリスクが高まる可能性があります。
上司や同僚の目が届きづらくなるため、労働時間を正確に算出、管理するのが難しくなる点も指摘されます。 また、いつでも、どこでも働ける環境が整うことで、かえって長時間労働を招く可能性もあります。 業務の優先順位付けや労働時間について、より徹底した管理が求められるでしょう。

勤怠管理とは?

こうしたテレワーク導入の際に注意しなければならない課題を解消する一つの方法が勤怠管理です。
企業が、社員の出退勤時刻をはじめとする就業状況を把握し、法令や就業規則に則った働き方ができているかを管理することで、法律で定められている労働時間を守り、正しい賃金を支払えているかを管理する仕組みです。
勤怠管理で把握する主な情報は、労働時間(出勤時間、退勤時間)や時間外労働時間、深夜労働時間、休日の労働時間、出勤日数・欠勤日数などで、これらの管理を、社員一人ひとりに対して手作業で行うことは現実には難しく、社員の勤怠を管理するためのシステムを導入し、状況を把握することが一般的です。
働く時間や場所を問わない、テレワークをはじめとする多様な働き方が普及、浸透すればするほど、 多様な働き方に対応した勤怠管理のあり方が求められることになります。

勤怠管理の方法と課題

勤怠管理の方法については、厚生労働省のガイドライン(「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」)において、「使用者(企業)が自ら確認・記録すること」「タイムカード、ICカード等の客観的な記録によって確認・記録すること」を原則として定めています。 また、適正に自己申告を行うよう説明を行うといった必要な措置を講じた上で「従業員の自己申告制による方法」も認められています。
「客観的な確認」は、タイムレコーダーに専用のタイムカードを入れて、時間を記録する「タイムカード(紙)による勤怠管理」のほか、「ICカードや指紋認証などによる勤怠管理」もあります。特に、指紋などの生体情報に基づくものは、不正を行うことが難しいため、適正な労働時間の確認においてもメリットがあるといえます。
一方、「従業員の自己申告」は、たとえば、Excelを使った管理などが挙げられます。 Excelの機能を使い、社員が出退勤時刻を打刻し、集計まで同時に行う方法です。
しかし、多様な働き方を実現するためには、勤怠管理の課題があります。 たとえば、タイムカードによる管理やExcel管理の場合、集計作業に労力と時間がかかり、転記ミスなどのリスクもあります。 また、固定された機器やパソコンでデータを管理する場合、テレワークなど勤務形態によっては対応できない可能性もあります。Excel管理の場合は、定期的に計算式を確認し法改正による変更点を確実に、スピーディに反映させる必要もあります。
一方、社員側の課題としては、働く場所や時間を問わないため、出勤、退勤時刻は自己申告に委ねなければならなくなり、申告のための手間、あるいは申告内容の信憑性が低下し、正しい労働時間を計算できない可能性があります。

勤怠管理システムとは?

こうした課題を解決するには、勤怠管理システムの導入が有効です。勤怠管理システムは、タイムレコーダーだけでなく、スマホやパソコンなどと連携して打刻から集計、分析までを一貫して行えるシステムのこと。
多様な打刻方法で正確な始業、終業時刻を記録できるほか、勤怠状況をリアルタイムに把握できる効果が期待できます。また、給与システムとの連携により、管理者の業務負荷を軽減することや、不正な打刻などの不正行為を排除する行為も期待できます。
勤怠管理システムには、自前でサーバーやソフトウェアなどを購入し、自社内で管理する「オンプレミス型」と、事業者側が管理するサーバーから提供されるシステムをサービスとして(SaaS形式で)利用できる「クラウド型」があります。
特に、多様な働き方を実現する場合には、インターネットに接続できれば、利用場所を問わないクラウド型が有効だといえます。法改正などの変更点もスピーディにシステムに反映されるので、いつでも最新版を利用できるメリットもあります。

代表的な勤怠管理システムの機能

一般的に、勤怠管理システムには次のような機能があります。

1.打刻機能
従業員の出退勤時間を打刻する機能です。打刻方法はパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイル端末からの打刻や、ICカードによる打刻、静脈認証などの生体認証に対応したシステムもあります。
2.集計機能
従業員の出退勤時刻や残業時間、有給取得日数などを集計する機能です。ダッシュボードなどを使ってデータを分かりやすく表示できる機能を備えるシステムもあります。
3.各種申請・承認機能
これまで紙ベースで行われていた休暇申請や残業申請、休日出勤申請など、従業員からの各種申請と承認機能を勤怠管理システムで行えるものがあります。
4.帳票出力機能
従業員の勤怠情報をExcelやCSV形式などの帳票として出力できる機能です。
5.他のシステムとの連携機能
勤怠管理システムの中には、人事、会計などの基幹業務システムや、各種業務ソフトウェアとの連携機能を備えるものがあります。たとえば、勤怠管理システムから給与計算に必要なデータを抽出し、連携する給与計算ソフトで給与計算を行うといったことが可能です。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システム選定に際しては、自社のビジネス状況にあったシステムを選ぶことが重要です。

1.多様な働き方に対応しているか
まずは、外出が多い職種や時短勤務の社員など、自社の勤務体系にシステムが対応しているかを確認しましょう。また、勤務形態に合った打刻方法が提供されているかも確認のポイントとなります。
2.使い勝手がよいか
利用者である社員にとって使いやすいシステムかどうかもポイントです。利用者にとって使いにくいシステムは、入力忘れや導入後のサポートコストなどが大きくなる可能性があります。たとえば、使いやすいUIで直感的な操作が可能かどうか、各種業務システムとの連携機能などにより、煩雑な操作が必要なく業務の省力化が実現できるか、などのポイントを確認しましょう。
3.コストとサポート体制
初期費用や運用費用がどの程度かかるかも、重要な検討ポイントです。また、サポートが手厚いかどうかも、管理者の負荷軽減には大きなポイントです。日本語でのサポートが受けられるか、対応時間は、質問から回答まではどれくらいの時間で対応が可能かといった保守、運用のサポート内容だけでなく、ビジネス環境に即したシステムや必要な機能などの提案、導入時の操作習熟などの教育サポートや技術的なサポートなど、導入前後におけるサポート体制を確認しましょう。
4.法対応の仕組み
法対応がシステムにスピーディに反映されるかどうかも確認しましょう。さらに、法改正によって罰則が定められた場合などに、アラート機能など法令遵守をサポートする機能が備わっていると安心して利用できます。

多様な働き方に対応した機能

特に、多様な働き方に関しては、すでに施行された働き方改革関連法によって、 たとえば、社員がテレワークをしている場合にも「労働時間の客観的な把握」を行うことが企業に義務づけられています。
テレワークでは、オフィスと異なる場所で働くため、管理者が社員の労働状況を直接把握することがむずかしく、 勤怠管理システム側で始業・終業時刻の確認や在籍・離席の確認ができる機能を備えていることが求められます。
また、いつでも、どこでも働けるため、仕事が終わらず深夜・休日まで働いていても、 上司や同僚の目が届かず、気づきにくい点があります。
そこで、出退勤、休憩時間の打刻と合わせ、フレックス勤務への対応や、業務の中断・中抜けへの対応など、企業の勤務体系・就業規則に沿った機能を選ぶ必要があるでしょう。 たとえば、手動で打刻をするだけでなく、パソコンを起動・シャットダウンした時間を自動で記録する方法などがあります。

代表的な勤怠管理ツール

代表的な勤怠管理ツールには、たとえば次のようなツールがあります。

KING OF TIME(キングオブタイム)
クラウド型の勤怠管理システムで、スマートフォン打刻やICカード、指紋認証、指静脈認証などの生体認証打刻にも対応し、多様な働き方に対応した勤怠管理システムです。
勤次郎
勤次郎は、導入実績5000社以上の勤怠管理システムです。人事ソリューション、給与ソリューションなど様々なパッケージが用意されていますので、企業のニーズに合わせた勤怠管理ができます。
クロノスPerformance(クロノスパフォーマンス)
簡単な設定だけでカスタマイズ不要で利用でき、勤務時間などの自動集計や、変形労働時間制への対応などが可能。また、各社給与ソフトとの連動し給与計算まで一貫して行うことができます。

SYNCPITを活用した勤怠管理の効率化

エムオーテックスが提供するチャットボット「SYNCPIT」は、勤怠管理ツール「KING OF TIME」と連携して「打刻漏れ」や「残業申請漏れ」などの連絡業務を自動化することができます。 打刻漏れや残業申請漏れがあった場合、ビジネスチャットを通して従業員本人に通知が可能になります。これまで、管理者が従業員に個別に打刻や残業申請を徹底するよう連絡していた業務を自動化することで、管理者の負担を大きく削減できる。また労働時間を守る、有給休暇をきちんと取得するといった法令順守の徹底という効果も期待できます。

まとめ

勤怠管理システムは、システム導入の目的やビジネス上の課題に応じたシステムを選ぶことが重要です。
多くのツールでは無料で利用できる試用版を用意しているため、使いやすさや予算、機能を確認し、自社の多様な働き方をサポートする勤怠管理システムを選んでみてはいかがでしょうか。

テレワーク環境下の勤怠管理を効率化

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Written by 阿部欽一

キットフックの屋号で活動するフリーライター。社内報編集、Webコンテンツ制作会社等を経て2008年より現職。情報セキュリティをテーマにした企業のオウンドメディア編集、制作等を担当するほか、エンタープライズITから中小企業のIT導入、デジタルマーケティングまで幅広い分野で記事執筆を手がけている。

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