【セミナー資料公開中】月額100円から小さく始めるDX！
チャットボットで実現するバックオフィス業務改善

#チャットボット

はじめに

去る12月10日、株式会社アイエンター主催のオンライン展示会、「Digital Shift EXPO 2021 Winter バックオフィスDX推進」にエムオーテックスが出展いたしました。

「DXの成功事例から学ぶ。最新のバックオフィス業務効率化とは」をテーマに、DX（デジタルトランスフォーメーション、以後「DX」）に関わる製品、サービスを提供する企業が登壇。弊社からはマーケティング本部本部長・池田より、バックオフィス特化型チャットボット「SYNCPIT」をご紹介しました。

今回は、大好評を頂いた弊社セッションを本ブログで限定公開します！

そもそもDXとは？

2021年9月にデジタル庁が発足し、行政においても推進されているDX。しかし、そもそもこのDXについて、耳にしたことはあるが具体的にはよく分からない、という方も多いのではないのでしょうか。

経済産業省が発表した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」では、DXについて下記のように定義されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

つまりDXとは、「デジタル技術を活用し、ビジネスや生活を変革すること」と解釈できます。

このイベントに出展していた弊社以外の企業様を例に取ると、例えば電子契約を取り入れることでペーパレス化を実現したり、人事・労務管理をクラウド型ソフトウェアに統合することで情報の一元管理ができるようになる、など、まさにデジタル技術を活用しビジネスに変革をもたらすサービスを提案されていました。

月額100円から、小さく始めるDX

では、SYNCPITはどのようにDXに貢献できるでしょうか？
その答えが今回のテーマとなる「バックオフィスの業務効率化」にあります。
SYNCPITはバックオフィス業務に従事する情報システム・総務担当者様が日々従業員から受けている問い合わせの対応を、チャットボットを通して自動化します。
今回のセミナーでは、SYNCPITの特長を、弊社でSYNCPITを利用した際の運用におけるポイントや失敗事例などを踏まえて、下記の3部構成でご紹介しました。
１．バックオフィスが抱える「問い合わせ対応」の課題
２．２つの事例から分かるチャットボット運用のポイント
３．SYNCPITの特長と他製品との違い

１．バックオフィスが抱える「問い合わせ対応」の課題

情報システム部、総務部などの、いわゆるバックオフィス業務部門では、定常業務や問い合わせ対応など決まりきった業務に時間を割かれてしまい、本来行いたい業務に注力できないという課題を抱える方が非常に多くいらっしゃいます。

「SYNCPITを導入することで、24時間365日、いつでもチャットボットが問い合わせに自動応答します。これにより、作業時間の短縮だけでなく、例えば「特定の人しか回答できない」というような問い合わせ業務の属人化や、「誰に問い合わせればいいか分からない」「問い合わせを行いたいが担当者が休みで回答してもらえない」など従業員側の課題も解決します。問い合わせ対応の自動化で”人”にしかできない仕事に注力する時間が生まれ、生産性の向上も期待できます。」（池田）

▲情シス・総務担当者は、１日のおよそ６割を問合せ対応等の定常業務に割かれています。 ※弊社調べ

２．２つの事例から分かるチャットボット運用のポイント

また、弊社でSYNCPITを実際に利用している事例もご紹介。
２つのボットを運用してみて分かった、チャットボット導入の落とし穴と、効果的な運用の秘訣を事例で案内しました。
運用の流れや、チャットボットに登録するFAQ作成のポイント、参考にしていただきたいルール作りについては下記記事で詳細をご紹介しています。

池田からご紹介した、チャットボット運用で抑えたいポイントは下記の４つです。
１．完璧なスタートを目指さず、まずはスタートさせることを目標とする
２．上記のように「小さく」始めていることを宣言し、利用者からフィードバックをもらう
３．問い合わせをする/受ける双方にメリットがあることを確認する
４．FAQ作成者のモチベーションを保ちながら、徐々に数を増やしていく

▲MOTEXの運用で見えた「運用ルール」

３．SYNCPITの特長と他製品との違い

ここまで、チャットボットを導入することでのメリットや、運用を成功させるためのポイントをご紹介してきました。そこで気になるのが、SYNCPITと他のチャットボット製品との違いです。

一般的に、チャットボットは導入コストが高く、特に中堅・中小企業様では導入しづらい製品であると言われます。SYNCPITではこのような課題を解決するため、1ユーザーあたり月額100円～という非常に分かりやすく、ご検討いただきやすい価格体系をとっています。オプション料金がかかったり、課金体系が複雑で、結局総額でいくらかかるのか分からない！という不安を感じることなく、月額100円から気軽にDXを推進していくことができます。

チャットボット運用の成功の秘訣や、SYNCPITと一般的なチャットボット製品との比較表など、製品選定のご参考となる資料をご用意しております。バックオフィス業務のDX化にお悩みの方は、ぜひご一読ください！