SYNCPITブログ

ビジネスチャット

2021.12.03

更新2022.01.17

ビジネスチャット

Slackとは?ビジネスチャットツールにできることと押さえておきたい活用方法

目次

Slackを有効活用して情シス・総務の業務を自動化

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テレワークや時差通勤など働き方が多様化するなか、仕事におけるオンラインコミュニケーションの在り方が問われています。対面でのコミュニケーションは難しく、メールでのコミュニケーションでは即時性に欠けるためです。そこで多くの企業が注目したのが、Slackをはじめとするビジネスチャットツールです。情報共有やコミュニケーションを手軽にスピーディに行えるこれらのツールは、いまや単なるチャットにとどまらず企業のコミュニケーションハブとして存在感を示しつつあります。Slackにはどのような機能や活用方法があるのか、うまく使いこなすことでどのようなメリットがもたらされるのか、ほかのアプリとの連携はできるのかなどについて解説します。



Slackとは

拡張性が高く外部連携がしやすいSlackやOffice製品との親和性が高いMicrosoft Teams、日本発の国産ツールであるChatworkなど、ビジネスチャットツールは数多く存在します。そのなかで世界的に高いシェアを獲得しているのがSlackです。有料プランを利用している企業数16万9千社以上、有料プランを利用しているフォーチュン100企業数65社を誇るSlackとは、どのようなツールなのでしょうか。Slackの基本的な情報と機能を解説します。



Slackとはそもそも何か

Slackは米国のSlack Technologies,Incが提供しているビジネスチャットツールです。2017年に日本法人が設立されて日本語版が登場したことで、日本国内でも急速にシェアを広げました。21年7月にSalesforceが買収手続きを完了させ、Slack Technologies,Incは同社の傘下となっています。2社が目指すのは、デジタルセールス、デジタルカスタマーサービス、デジタルコマース、デジタルマーケティングを支援するプラットフォーム「デジタルHQ(デジタル本社)」の創造です。Salesforce製品との連携など、場所や時間にとらわれずに働くことができる機能が今後ますます充実していくことが予想されています。



Slackの基本機能

Slackの基本機能はテキストベースのチャットです。メインUI(ユーザーインターフェイス)もチャットエリアとなっています。シンプルで操作性の高いUIなので、「ワークスペース」と「チャンネル」という独特の概念さえ押さえておけば直感的に使うことができるでしょう。

ワークスペースは会社や組織全体の共有スペースです。Slackではワークスペースのなかに、プロジェクト・トピックス・チームなどごとにチャンネルというコミュニケーションや情報共有専用の場所がつくられます。

ワークスペースはいわばチャンネルのハブであり、コミュニケーションの中心はチャンネルにあります。必要な人と情報をチャンネルに集めて、チャットによってコミュニケーションを行うというのがSlackの基本的な機能であり使い方なのです。



Slack活用のメリット

Slack活用のメリットは、働く場所や時間を問わずに会社で同じスペースにいるかのような円滑なコミュニケーションと情報共有がはかれることにあります。

リアルタイムのチャットはもちろん、「誰が何を発信したか」「それに対して誰がどのようなリアクションを返したか」といったことが可視化されて履歴が残るので、意見のすり合わせや情報共有が容易です。ファイルの共有やさまざまな外部ツールとの連携ができ、過去ログなどを検索することもできるため、情報を抜けなく共有して効率的に仕事を進めることができます。



円滑なコミュニケーション

チャットというカジュアルなスタイルをベースとしているため、Slackにおけるやりとりではメールと違って冒頭や文末に形式的な挨拶をする必要がありません。返信もテキストで行う必要のないものには絵文字で簡単にリアクションができるため、非常に簡潔です。
確認や返信が必要な話をする場合には、メンションという機能を使うことでチャンネル内の特定のメンバーに通知を行うことができます。逆に言えば、自分がメンションされていないチャットはさらりと流すことができるということです。
積極的に会話に参加したり、聞き流したりと、会社のデスクで周囲の人と会話をするかのように手軽で良好なコミュニケーションができます。



リアルタイムチャットでムダなミーティングを減らす

日本の多くの企業において、従来は対面やメール、電話などでコミュニケーションがはかられてきました。多人数で即時的な情報共有や意思決定をしたい場合には、対面でミーティングが行われます。前段の説明や資料の配布に時間をとられたり、自分とは直接関係のない議題に話が移っても離席できなかったりするなど、ミーティングは多くの点で非効率です。
テレワークで普及したオンラインミーティングでも、会議室の予約が不要になったり、関係のない議題では聞き流しながら作業を進められたりといった利点はあるものの、参加者たちのスケジュール調整の必要性や同期性の高さなどがネックでした。Slackではリアルタイムでチャットができるため即時性が高く、また後からチャットを確認したりリアクションを返したりすることもできるため、ムダなミーティングを減らすことができます。



ファイルの共有が可能

Slackではファイルやドキュメントの共有も簡単です。自分のPCやモバイルからワークスペース・チャンネル・ダイレクトメッセージに、ドラッグ&ドロップなどでファイルを追加することができます。またはワークスペースにファイル管理アプリを追加して、アプリからファイル追加をすることも可能です。アプリから追加したファイルはSlackには保存されないものの、ワークスペース全体で検索と共有ができます。ファイルに関するメッセージを添えておくと、どのような情報なのかがわかりやすくて便利です。また、共有されたファイルは閲覧したり、検索したり、ダウンロードしたり、別のチャンネルやSlack外部で共有したりすることができます。



複数デバイスからアクセス可能

SlackはPC、スマートフォン、タブレットといった複数のデバイスからアクセスが可能です。そのため、会社、自宅、出先など、どこからでも参加チャンネルのメンバーとつながることができます。

ただし、同一のメールアドレスで複数のワークスペースに参加する場合、Slackではワークスペースごとに別のアカウントをつくらなくてはなりません。複数のデバイスから複数のワークスペースに参加する際、ワークスペースを切り替えるたびにそれぞれパスワードを入力してサインインするのは面倒です。そのため、Slackでは、24時間有効なサインインリンクをメールで送付してもらうことができます。このリンクを使うとパスワードを入力せずにサインインできます。



さまざまなアプリと連携できてカスタマイズが可能

Googleドライブ、Googleカレンダー、Salesforce、社内専用ツールなど、連携できる外部ツールやアプリケーションが多いのもSlackの特徴です。対応アプリは1800以上という圧倒的な数を誇っています。よく使うツールを1カ所に集めてSlackをカスタマイズすることで、作業効率が上がり、情報共有が進み、チーム各人が別々のツールを使っていて管理が難しいといった問題が解決します。その結果、個々人の仕事はもちろん、プロジェクトの進行や意思決定も早くなることが見込まれるのです。



押さえておきたい便利な活用方法

Slackの機能はチャットや情報共有だけにとどまりません。オーナーや管理者の許可があれば送信済みのメッセージを編集・削除できるというような従来のメールとは異なる便利な機能や、業務効率・生産性を上げてくれるありがたい機能などがそろっています。

しかし、多数ある機能のなかから自分や自分の属する組織・チームに必要なものを選ぶとなると、迷ってしまうことでしょう。ここでは、特に押さえておきたいSlackの機能とその活用方法をご紹介します。



リマインダー機能で抜け漏れをなくす

カレンダーアプリの活用などもあり、会議の予定や企画書の締め切りといった比較的大きな予定はあまり見落とされません。しかし、「毎月○日に経費申請を出す」「この案件は各自持ち帰って、後日またアイデアを持ち寄ろう」といった後回しにしてしまいがちな予定、締め切りがあいまいな予定、自分だけでなくほかの人間にもリマインドしなくてはならない予定などは、ついうっかり忘れてしまうものです。メッセージフィールドの左側にある稲妻アイコンをクリックしてショートカットメニューを開くと、自分やワークスペースのメンバーに向けて簡単にリマインダーを設定できます。この機能を活用してミスや確認漏れをなくすことを目指しましょう。



ダイレクトメッセージを送る

オープンなコミュニケーション構築を手助けしてくれるSlackですが、個人情報や機密情報などチーム内とはいえどオープンにできない情報もあります。また、チャンネルのメンバー全員に知らせる必要がない、単発の会話でチャットを使うのは申し訳ないということもあるでしょう。そんなときに便利なのがダイレクトメッセージ機能です。これはチャンネル外で行う小規模のやりとりのことで1対1とは限らず、最大9人までメンバーに含めることができます。
9人以上で話したいという場合は、プライベートチャンネルの使用が便利です。ダイレクトメッセージは、左サイドバーの上部にある「すべてのDM」からアクセスしてください。



高度な検索機能

コミュニケーションハブであるSlackには膨大な情報が詰まっています。そのなかから目当ての情報を探し出すために活用するのが検索機能です。Slackは高度な検索機能を備えており、すべてのチャンネルを検索対象にしたり、反対に検索するチャンネルを指定したり、検索モディファイアを含めることで検索条件を絞り込んだりすることができます。例えば、「マーケティング調査」など特定のフレーズを検索したり、「『調査』という単語を含まない『マーケティング』というフレーズ」を検索したり、発信者や発信期間を指定して検索したりすることが可能です。

さらに、検索結果はメッセージ、ファイル、チャンネル、メンバーディレクトリなどタイプごとに切り替えることや、フィルタリングして並べ替えることができます。



連携ツールの紹介

Slackが多種多様な外部ツールやアプリと連携できることは既に述べた通りです。連携をさせることで、Slackから出ることなく外部ツールやアプリを利用できます。また、いろいろなツールやアプリが乱立しているとチーム内でのスムーズな意思疎通は困難です。Slackに連携させることでチーム内の使用ツールを統一するという効果も期待できます。ここでは、そのなかでも連携させると便利なGoogleドライブとSYNCPITについてご紹介します。



Googleドライブと連携

Googleドライブを利用して、オンラインでファイルの作成と保管を行っている企業が増えています。Googleドライブアプリをインストールして連携させれば、ワークスペースから直接Googleドライブのファイル共有を行ったり、ファイルにアクセスしたりすることが可能です。共有しておけばいちいちダウンロードせずにファイルを閲覧することができる上に、Slackの検索機能を使って必要なファイルをいちはやく探し出すこともできます。ただし、Googleドライブアプリから追加されたファイルは、ワークスペースではなく引き続きGoogleドライブに保存されるということを覚えておきましょう。



SYNCPITと連携

社内の問い合わせ対応で情シスや総務が悩んでいる、情シスや総務に緊急の問い合わせをしてもレスポンスが遅いと従業員から苦情が上がるという状態であれば、SYNCPITと連携をすると便利です。SYNCPITはバックオフィス特化型のFAQチャットボットで、1ユーザー月額100円~利用することができます。情シス・総務に集中しがちな問い合わせ対応を自動化することで、休日や深夜など本来ならばサポートが困難な時間帯でも24時間365日即座に従業員からの問い合わせに回答が可能です。Slackとアカウント連携するだけで使えるため、新しいツールの導入などをしなくてすみます。



まとめ

テレワークが進むなか、場所にも時間にもとらわれない非同期コミュニケーションでいかに円滑なオンラインコミュニケーションを育むか、情報共有にどうやって抜けをなくすかということが課題となっています。またバックオフィスでも、テレワークへの切り替えによって起きた問い合わせの増加や、本来勤務外である時間帯の緊急問い合わせなどによる業務への影響は少なくありません。この機会にぜひ、SlackとSYNCPITの導入をご検討ください。エムオーテックスのSYNCPITサービスについての詳細はこちら


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Written by 岩瀬めぐみ

ビジネス系出版社での勤務を経て、現在はフリーライターとして活動中。多くの企業でトップから現場までを幅広く取材するなかで、企業が抱えている問題やその解決策に触れて日々勉強させていただいています。ビジネスの現場で起こるさまざまなお悩みを解決する記事を書きたいと奮闘中です。

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