総務部でも簡単に導入できる！チャットボット導入までの道のり

#ビジネスチャット

総務部門、だからこそ導入する！

この記事をご覧いただいている、総務・人事部門の皆様にご質問です。

毎日、どれのくらい従業員の皆様から問い合わせを受けていますか？「年末調整のやり方は？」「この手続きに必要な書類は？」「ワークフローの申請方法が分からない」など、日々多くの問い合わせがメールや電話、チャットなどから寄せられ、ご担当者様はその対応に多くの時間を割かれているのではないでしょうか。

総務・人事部門の問い合わせ対応を効率化するためのツールとして、昨今注目されているのがチャットボットです。チャットボットとは、「対話（chat）」とロボットを意味する「ボット（bot）」という2つの言葉を組み合わせたツールで、人間が入力する文字情報や音声での問いかけに自動で応答します。

バックオフィスにおいては、よくある問いあわせ内容をチャットボットに登録し、自動応答させることで、担当者の問い合わせ対応時間を削減することが可能です。

チャットボットと聞くと「プログラミングの知識が必要ではないか？」「運用までの準備がかかって大変そう」と思う方も多いのではないでしょうか。特に普段システムの利用に慣れていない総務部門のご担当者様からは「興味はあるけど、専門知識のあるシステム部門に任せきりです…」という方が多くいらっしゃいます。

そんな皆様にお伝えしたい…実はSYNCPITはそんなことありません！

SYNCPITはシステムの専門知識が無い総務部門のご担当者様でも簡単に運用できるという点をコンセプトに設計されています。

本稿では、SYNCPITをご導入いただいた総務部門のご担当者様の事例をもとに、操作が簡単で、誰でも運用できるチャットボットSYNCPITをご紹介していきます。

社内問い合わせ対応に課題を感じている総務部門のご担当者様必見です！

問い合わせ対応の課題

今回ご紹介するのは、総務部に所属するサトウ様（仮称）です。SYNCPITの導入をご検討頂いた当時の状況は下記の通りでした。

①業種：卸売業
②従業員数：約100名
③サトウ様の所属部門：総務部
④利用チャット：LINE WORKS（導入して数ヶ月）
⑤想定する用途：総務部門の問い合わせ対応の自動化

サトウ様にお話を聞くと、日々の業務時間の半分以上を、メールや電話をはじめとする問い合わせ対応に割いていました。
このままでは回答に時間がかかってしまい、問い合わせた社員を待たせてしまううえに、自身の業務にも注力できない！と一念発起し、チャットボット製品の選定を開始しました。

また、このお客様ではビジネスチャット「LINE WORKS」を導入したばかりだったため、LINE WORKSそのものの活用促進もできるよう、LINE WORKSから利用できるチャットボットに候補を絞りました。その中で「1ユーザー月額100円」から利用できる弊社製品「SYNCPIT」にご興味をお持ちいただきました。

無料体験版の利用

ご検討いただくにあたり、サトウ様がまず着手したのがSYNCPITの体験版の利用です。
体験版を使う場合の大まかな流れは下記の通りです。

1.SYNCPITを利用するための初期設定
2.FAQデータの作成
3.社内の試験展開とフィードバック

1.初期設定
SYNCPITは初期設定で、利用しているビジネスチャットとSYNCPITのボットを連携する必要があります。

実は、サトウ様がSYNCPITの体験版を利用するにあたって最も心配されていたのがこの初期設定の部分…しかし、トラブル無く、ご担当者様1人でSYNCPITを利用するための初期設定を完了することができました。

SYNCPITの設定画面ではキャプチャを多く用い「どの画面のどこをクリックすればいいのか？」を分かりやすく示しています。

＜キャプチャ：マニュアルレスで簡単に登録できる設定画面＞

2.FAQの作成
チャットボットを運用するために最も重要なポイントとなるのが、FAQデータの作成です。普段受けている問い合わせに対してどのような回答をしているのか、これをFAQデータとしてSYNCPITに登録していく必要があります。しかし、いざ登録しようとしても、普段どのような問い合わせを受けているか、思い出しながら登録していくのは難しいというお客様も多いです。

SYNCPITでは、バックオフィス業務でよく受けている問い合わせを「プリセットFAQ」としてご用意しています。自社の運用に合うよう、プリセットFAQを“タタキ” として編集するだけで、運用を開始できます。

サトウ様も、プリセットFAQをタタキに、ご自身で受けている問い合わせを思い出しながら、FAQデータを作成していき、最終的に2週間で30個程のFAQを作成しました。
30個？と少ない印象を受ける方もいらっしゃるかもしれませんが、ここがポイント！
最初から完璧にFAQを作りこもうとすると、社員の方に展開する前に息切れしてしまうリスクがあるため、できる範囲で展開いただくことをお勧めしています。少ないFAQ数からでも運用を開始できる点もSYNCPITの魅力の一つです。

＜キャプチャ：プリセットFAQを利用することで運用のハードルが下がります＞

3.社内での展開/フィードバック
その後、社員の方にテスト展開を実施。「LINE WORKSから気軽に問い合わせが出来るのが便利」「業務時間外でも問い合わせしやすい」「マニュアルの置き場所を探す手間がなくなった」など良い反応を頂けました。

また、管理部門となる総務部では、SYNCPITの管理画面の「ダッシュボード」機能で、チャットボットの利用傾向や、どのようなFAQがよく使われているかを確認頂き、FAQの編集を実施。さらにボットからの通知機能を利用し、「よく利用されているFAQ」のランキング通知をテスト実施なども行い、導入後もしっかり浸透させることができそうだという判断から、最終的に導入を決定しました。

＜キャプチャ：導入後の利用の傾向や数値が一目でわかるダッシュボード機能も好評＞

SYNCPITが選ばれる理由

試験導入の結果、問い合わせを行う従業員の方からの高評価もさることながら、サトウ様にとってもSYNCPITはメリットが多かったとのことです。なかでも特に魅力と感じていただけたのが「誰でもFAQの編集をはじめとするSYNCPITの操作が簡単である」こと。

チャットボットは導入がゴールではありません。問い合わせ内容は多岐に渡るため、FAQを新規に作成したり、登録済みの内容を編集するなどメンテナンスが欠かせません。チャットボットそのものの利用方法が難しく、総務部門の担当者でメンテナンス作業ができないという状況に追い込まれると、FAQの新規作成・の頻度が落ち、チャットボット自体が「使えない」ものとなってしまい、結果として従業員の利用数も落ちてしまいます。 SYNCPITの「総務部全体で、誰でも気軽に、思い立った時にすぐ取り組める」という手軽さが採用のポイントとなったとサトウ様は振り返ってくれました。

5.まとめ

今回ご紹介したとおり、総務部門の方でシステムの知識がない方でも、SYNCPITであればトライアルから導入まで、スムーズに実施いただくことが可能です。

体験版では、60日間、50ユーザーまですべての機能を無料でご利用いただける環境をご提供しており、 SYNCPITをご導入頂いたほとんどのお客様が、サトウ様のように体験版をお試しいただいています。さらに体験版期間中やご導入後も、専任のヘルプデスクが電話・メールでお問い合わせを受け付けていますので、導入後も安心して継続利用いただけます。

また、総務部門の方向けに、SYNCPITの機能の詳細などを解説した資料もご用意しております。社内の問い合わせ対応に課題を感じている総務の皆様、ぜひ資料ダウンロードのお申込みをお待ちしております。