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チャットボット

2021.10.25

更新2022.07.27

チャットボット

【セミナー資料公開中!】チャットボットは小さく始めて大きく育てる!「戦略総務」に求められる賢い「業務の減らし方」とは

目次

失敗事例から考える、社内FAQと業務改善のコツ

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去る10月13日、株式会社月刊総務とエムオーテックス共同開催の【戦略総務はコンパクト、その実現に向けて。】というタイトルでオンラインセミナーを実施しました。

テーマはズバリ、「コンパクト=少数精鋭」な総務の実現。そしてその実現に向け、定常業務を限りなく減らし、「人」にしかできない仕事、業務改革に注力するためにはどうすればいいか?を解説しました。

株式会社月刊総務からは代表を務める豊田氏が登壇。豊田氏は日本で唯一の総務部門向け専門誌である「月刊総務」を始め、講演やダイヤモンド・オンラインでの連載など、幅広い活躍をされています。 エムオーテックスからはSYNCPITプロダクトマネージャーである厚山が登壇しました。

200名を超える方々にご参加いただき、大盛況のうちに終了した本セミナーを、SYNCPITブログでご紹介します!

「戦略総務」の実現にむけて(月刊総務:豊田氏)

セミナーは二部構成で行われ、第一部は月刊総務 豊田氏より「戦略総務、現場自己完結でコンパクトを目指す。」をテーマにお話しいただきました。

ところで、今回のセミナーのタイトルにもなっている『戦略総務』というワード、皆様はご存知でしたでしょうか。恥ずかしながら筆者は初めて耳にしたのですが、総務の業務に携わる方に昨今注目されている考え方です。

『戦略総務』を実現させるために重要なのは、「いかに『人』にしか出来ない仕事にフォーカスし、空いた時間でどう考え、何をするか?」と語る豊田氏。「『総務が会社にいないと困る!』という状態を減らし、出来る限り現場で解決できる仕組みを作ることが必要である」と、従来の総務像とは異なる姿の提案に、目から鱗が落ちる思いでした。

豊田氏が、特に削減したいものの例として挙げていたのが従業員からの問い合わせ対応です。

「(日々の業務の)6~7、8割が問い合わせ対応というケースもあるのではないでしょうか。まず切り込むべきはここかと思います」(豊田氏)

豊田氏のお話は、バックオフィス業務に携わる方々をサポートするSYNCPITの理念と共通する部分が非常に多いと感じました。


失敗事例から考える、社内FAQと業務改善のコツ(エムオーテックス:厚山)

第二部はエムオーテックスから厚山が登壇し、「失敗事例から考える、社内FAQと業務改善のコツ」をテーマに講演。全体は大きく3つに分け、下記のような構成で話を進めました。

1.バックオフィスにおける課題と、チャットボット導入の必要性
2.自社導入事例から見えた、チャットボット導入成功の極意
3.SYNCPITの特長と導入事例のご案内

本記事では特にポイントとなる、1と2の部分にフォーカスしてご紹介します。

1.バックオフィスにおける課題とチャットボット導入の必要性


SYNCPITは、バックオフィス部門の方々に、現場の課題やご意見を聞かせていただいて生まれた製品です。そしてその課題がまさに、第一部で豊田氏が語った「定常業務・問い合わせ対応の自動化」でした。

「エムオーテックスでは、バックオフィスにチャットボットSYNCPITを導入することで、定常業務・問い合わせ対応に追われる時間を減らし、市場調査などの『戦略的に考え、調査する』ために時間を使っていただける姿を目指しています」(厚山) 画像:エムオーテックスが目指す定常業務・問い合わせ対応の自動化

2.自社導入事例から見えた、チャットボット導入成功の極意


セミナーではチャットボットを利用した業務の自動化のイメージを持っていただくために、エムオーテックスが実際にSYNCPITを導入した事例もご紹介しました。実際にチャットボットを運用することで見えた課題や運用を成功させるための極意もご紹介。チャットボットの導入を検討していたり、これから運用を想定している方は気になるポイントではないでしょうか?

実際の運用の流れや、チャットボットのFAQを作成する際にぜひ、参考にしていただ」きたいルール作りについては下記の別記事で詳細をご紹介していますので、そちらをご確認ください。

セミナーで特にお伝えしたかったポイントは下記の4つです。
1.完璧なスタートを目指さず、まずはスタートさせることを目標とする
全てのFAQを用意しようとすると、本番運用の開始の前に頓挫してしまうリスクがあります。
2.上記のように「小さく」始めていることを宣言し、利用者からフィードバックをもらう
まずは「年末調整」に関するFAQだけは整える、などを小さな目標を置きましょう。
3.問い合わせをする/受ける双方にメリットがあることを確認する
問い合わせをする側にとっては「即レスポンスがあること」
 問い合わせを受ける側にとっては「自動化」
4.FAQ作成者のモチベーションを保ちながら、徐々に数を増やしていく
 一気にすべてを整えようとすると、管理者側が息切れしてしまい、長く運用が続きません。

画像:ポイントをおさえた無理のないスケジュール設定が重要

バックオフィスの課題と、解決のためのチャットボット運用ポイントが詰まった本セミナーの資料は下記からダウンロードいただけます。「戦略総務」実現のための第一歩として、ぜひご一読ください!

失敗事例から考える、社内FAQと業務改善のコツ

▼資料内容​
・バックオフィスが抱える課題
・失敗事例から考える業務改善のコツ
・チャットボット導入の成功パターン
・「戦略総務」実現への第一歩!​
 「SYNCPIT」でバックオフィス業務を自動化 ​

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Written by アイミ

自社プロダクトのマーケティング担当として、お客様への導入提案や オンラインセミナー講師、メールニュースの原稿執筆など幅広い業務を担当。

【セミナー資料公開中!】チャットボットは小さく始めて大きく育てる!「戦略総務」に求められる賢い「業務の減らし方」とは

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