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ビジネスチャット

2021.07.30

更新2021.08.05

ビジネスチャット

Teamsとは?活用する利点や生産性を高める機能について解説

目次

テレワークの急速な普及に伴い、さまざまな業種において働き方改革が進められています。このような状況の中で、オンラインでの業務の効率化が課題として挙げられています。特に、ビジネスチャットツールやWeb会議システムの導入が広まりました。中でも注目を集めているのが「Microsoft Teams(以下、Teams)」です。そこで本記事ではTeamsの機能や魅力を解説します。

Teamsとは

近年、テレワークの普及に伴いビジネスチャットツールの市場が急速に拡大しています。職場にいない従業員同士の意思疎通を図る手段としてチャットやビデオ会議などの機能が備わったツールが求められている中で、今注目を集めているチャットツールの1つがTeamsです。

Teamsは、2017年3月にサービス提供が開始されました。SlackやChatWorkなどスタートアップ企業を中心に使用されているチャットツールは他にも数多くありますが、その中でも高い注目を集めているのがTeamsです。Teamsはマイクロソフト社が提供しているコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継として誕生しました。 Teamsは単なるチャットツールではありません。これまでマイクロソフト社が培ってきたサービスと連動させながら、業務をより効率的に進めるためのワークスペースを提供しています。そのため、マイクロソフト社のOfficeソフトを使用している人にとっては、従来使用しているツールと連携することができるため、よりスムーズに業務を行う助けとなります。あらゆるリソースを同じプラットフォームで使えるようになるため、生産性を上げるためにも最適なツールです。

Teamsの主な機能

Teamsの機能は、大きく分けて3つあります。チャットツールと通話・ビデオ会議、ファイルの共有機能です。 まずチャット機能ついてご紹介します。チャットでは個人だけではなくグループでもリアルタイムでコミュニケーションを取れるため、職場が離れていても即応的な情報共有ができます。 ビデオ会議機能は、最大300人まで参加できる仕様です。大規模な会議はもちろん、会議中にチャットを送ることで文字での共有もできます。さらに基本的な録音や録画だけではなく、会議の音声を文字起こしする機能も実装されています。文字起こし機能で作成された文章は議事録としてWord形式のファイルに保存も可能です。 さらにチャットのメンバーとファイルの共有を行えるのもポイントです。WordやExcel、PowerPointなどのさまざまなファイルをチャット内のメンバーと共有し、リアルタイムな編集を行うことができます。 Teamsはブラウザだけではなくモバイルアプリも実装されているので、いつでもどこでも起動して必要な情報にアクセスできます。さまざまな機能が1つのプラットフォームに集約されているイメージです。

メールとTeamsの違い

従来のビジネスシーンでの主要なコミュニケーションツールはメールでした。しかし近年ではテレワークの普及に伴いさまざまな企業がチャットツールを導入しています。それでは、メールとチャットツールであるTeamsの違いはどのような部分にあるのでしょうか。 メールは、1対1の双方向のコミュニケーションが基本です。CcやBccで一斉送信はできますが、あくまで1対1のやりとりがベースとなっており、リアルタイムで別の人物が介入するのは困難です。またメールには形式的な言い回しや慣習があるため、情報を共有するのに時間がかかる傾向にあります。 一方でチャットツールは、複数人と同時に情報交換ができるプラットフォームとして有効です。個人間のコミュニケーションだけではなく、グループでの会話も簡単にできます。メールと比べて柔らかい印象があり、スムーズに関係性を築きやすい点も魅力の1つでしょう。使い分ける方法としては、丁寧な文章や重要な情報を送りたいときにはメールを使い、そうではない場合にはチャットツールを使うなど工夫すれば生産性が高まります。 加えて、前述したファイルの共有や通話・ビデオ会議機能の有無もメールとの大きな違いとなります。メールはあくまで1対1のコミュニケーションのみのツールとなりますが、特にTeamsではコミュニケーションだけではなく、大人数での意思決定を行ったり、ワークスペースへ自在に展開できたりするのがポイントです。

Teamsを活用することで解決できる課題

多くのプロジェクトやタスクを遂行するには、効率のよいコミュニケーションが重視されます。仕事が増えれば増えるほど情報量も増えていくため、いかに生産性を高めて業務効率化を図っていくかが重要です。そこで活用できるのがTeamsとなります。業務で使用するWordファイル及びExcelファイルとの連携や、さまざまなプロジェクトごとにチームを作成しシームレスに行き来することで柔軟に仕事を進められます。次に、Teamsを使うことで解決できる課題について解説します。

データファイルの共有が可能

Teamsでは、ファイルの共有がドラッグ&ドロップで容易に行えます。前述のようにMicrosoft WordやMicrosoft Excelなどであれば、Teams上にて複数人でリアルタイムな編集を行うことも可能です。なお、有償版と無償版で利用できる機能に違いがあるので注意しましょう。具体的には、参加できるメンバーの数やファイルストレージに違いがあります。 そのほかに、GoogleドライブやDropboxなどのサードパーティのオンラインストレージサービスとの連携もできるのでさまざまなファイルの共有を快適に行うことができます。

会議がスムーズに始められる

特にテレワーク下ではテキストベースのコミュニケーションが主なものとなるため、些細なすれ違いが起こったり、集団での認識の共有が難しかったりする傾向にあります。Teamsではビデオ会議機能も付いているため、チャットをしている際にすぐ会議を始めることが可能です。チャット中にビデオ会議機能で気軽に会話を始めることで、オンラインでもメンバー間のコミュニケーションを円滑に導くことができます。 また、自分の画面を複数人に共有できる画面共有機能も搭載しています。チャットやビデオ会議の時に画面共有ができるので、オンラインでも的確な指示を出すのに役立ちます。

さらにチャットルームでは、「@名前」とメンバー名を入力して検索すると、すぐにメッセージを送信することができます。いわゆるメンション機能で、相手の端末上に通知を送れるのでメッセージに気づきやすいという利点があります。また、重要な情報のみをメンションするように決めれば、メンバーは必要なチャットのみを確認できるようになるため業務の生産性が高まるでしょう。

チャネルを活用してプロジェクト管理が簡単に

Teamsでは「チーム」というチャットグループをベースにコミュニケーションを取ることになります。チームは各部署のメンバーやプロジェクトのメンバーなどさまざまです。 さらにチームの中でも「チャネル」というグループ分けを行うことができます。同じプロジェクト内でも、すべてのメンバーが同じチャットの中で会話をするとさまざまな仕事の話題が一挙に集まってしまい、情報が錯綜してしまいます。チームの中でも細かなチャネルを分けることで、チャット内でも重要な情報やタスクが流されてしまうというリスクを回避することができるのです。 また、チームにはそれぞれアクセス制限をかけられるため、セキュリティ対策やリスク管理をできる点も魅力的です。もちろん、一部のプロジェクトのチームに取引先の相手を招待してチャットすることも可能です。

コミュニケーションの活性化

チャット機能は会社の従業員の間だけで使うのではなく、クライアントとの会話にも効果的です。チャットやビデオ会議を通してスムーズにやりとりすることで、情報交換の質が高まります。また連絡手段のメインをメールからチャットへ移行することで、コミュニケーションがより活性化するでしょう。コミュニケーションの障壁が下がりスムーズに連絡ができるので、従業員に主体性が生まれる効果も期待できます。 メールとは異なりカジュアルな印象もありますが、より会話に近い形でコミュニケーションを取ることができるため、テレワークでも社員間の交流が活発になるはずです。ビデオ会議も別のツールに移行することなく簡単に設定できるため、これまで会社で行っていたような朝の定例会議などをオンラインで代替できます。

Teamsをさらに便利に!

Teamsはそれ単体でもテレワーク下でのスムーズなコミュニケーションに効果的なツールです。しかし、Microsoft Office 365のアプリケーションと連携することによってさらに業務の効率化を高められます。あらゆる業務を1つのプラットフォームでできる体験は画期的です。

Office 365アプリとの連携

TeamsはMicrosoft Office 365の中のサービスの1つなので、関連サービスとの連携ができます。WordやExcel、PowerPoint、そしてOneDriveなどと連携可能です。いずれのアプリも、共有したり編集したりする作業をTeams上のワークスペースで集約して行えます。 便利な機能としては、Teams内でファイルをクリックすればそのまま開ける点です。画面共有もできるため、ファイルの内容を確認しながら会話できます。さらに、Teamsの中で開いたファイルはチーム間で共有し、リアルタイムな編集を行うこともできます。

Outlook

OutlookもMicrosoft Office 365の中の1つです。OutlookのアプリケーションやWebブラウザにアクセスして自分の予定を確認していた人は、Teamsの「予定表」という項目内でOutlookに登録されたスケジュールを同期し確認できます。わざわざOutlookにアクセスしなくても、スケジュールをTeamsで確認しつつ仕事ができるので、Teams自体が快適なワークスペースとなるでしょう。 さらに、OutlookからTeamsでの会議を設定することも可能です。Teamsの会議URLを取得して、会議に参加する人に招待メールを送信できます。さらに、チャットでやりとりされた内容もOutlookから共有可能です。Teamsを使っていないクライアントなどにやりとりの内容を共有したい場合に役立ちます。

SharePoint

SharePointもMicrosoft Office 365で提供されているサービスの1つです。Teamsでチームを作成した場合に、その中のデータを保存する場所として機能します。TeamsとSharePonitは自動で連携されているので、保存に際しての特殊な作業は不要です。 Teams内でチームを作ると自動的にフォルダが作られ、ファイルが蓄積されていきます。そのため、メンバー間の情報共有やデータ共有にとって欠かせないサービスです。データはクラウドに保存されるので、いつでもTeamsから簡単にファイルの編集や整理ができます。

OneNote

OneNoteもMicrosoft Office 365に含まれているアプリケーションです。デジタルノートツールであるOneNoteとTeamsを組み合わせれば議事録を作成する手間が省けます。 OneNoteと共有することで、Teams上で会議をしながら、リアルタイムで自走的に文字起こしを行い、議事録を作成することができます。さらに、チームごとにOneNote上にファイルを作成すればチャットとは別に情報を整理できます。

Forms

Formsはアンケート調査を行うためのツールとなっており、Teamsにタブとして追加することができます。大人数のチームになると、一つの問題に対しそれぞれが回答するだけでチャットが流されてしまうという弊害が起きてしまいます。そのような場合にFormsで質問フォームを作成し、そのままチャットに投稿すれば大人数での意思決定も簡単に行うことができます。 回答結果はExcelで開けるので、詳細な分析をしたい場合にはファイルとしてダウンロードしましょう。

情シス・総務の業務を自動化するSYNCPITとも連携可能

Teamsはマイクロソスト社のアプリケーション以外とも連携が可能です。 さまざまな製品・ツールと連携することで業務の効率化を図ることができます。

チャットボットであるSYNCPIT(シンクピット)との連携も可能です。このようなチャットボットはTeamsのようなチャットをベースとしたコミュニケーションツールと相性が良く、テレワーク下でのコミュニケーションを円滑にしたり、業務に集中できる環境作りに役立ったりします。

SYNCPITとは

SYNCPITとはエムオーテックスが手がけるチャットボットのサービスです。月額100円で利用でき、情シスや総務など問い合わせが集中する部門の業務を自動化します。従業員からの問い合わせや定型業務への対応など、バックオフィスを全面的にサポートすることで、他の業務へ集中することができます。土日や深夜等の時間帯でも自動対応できるので、他部署間のコミュニケーションも円滑に導きます。

SYNCPITとTeamsを連携するメリット

SYNCPITとTeamsを連携させることで社内FAQチャットボットが使えます。普段使っているチャット画面で運用できるので、何か新しいツールを加えるなどの面倒な作業は不要です。新たに導入する際も、従業員に対する操作の説明がほぼ不要なほど、簡単に操作できます。AIを活用しているため、言語の揺れをチャットボットが学習し改善し続けます。 SYNCPITを導入することで、情シスや総務部門に集中する問い合わせ対応を自動化し従業員が「本来すべき業務」に取り組めるようになります。さらにそれぞれの従業員も気軽にチャットボットに質問ができるため、「質問できるタイミングを見計らう」「回答を待つ」と言った時間の短縮となり、本来の業務に時間を割けるようになります。

活用事例

実際にSYNCPITを導入した企業の事例では、特に人手が少ない中堅・中小企業にとって大きな効果を発揮するツールだというコメントが見受けられます。既存のビジネスチャットとの連携で業務を自動化することで、テレワークでも従業員が本来すべき業務に集中できる利点が挙げられています。 別の事例では、SYNCPITを導入したことで「使われてこなかった社内ポータル」から脱却したという声が見られました。これまでは社内ポータルで複数のマニュアルを管理しており、必要な情報をすぐに見つけられないという課題がありました。しかし、チャットボットにてピンポイントでQ&Aを行うことでこのような問題も解決することができます。

まとめ

テレワークの普及に伴い、ビジネスチャットの重要性は急激に高まりました。より業務の効率化を図りたい人は、Teamsの導入も検討してみてはいかがでしょうか。さらに、チャットツールと相性の良いチャットボットで、Teamsとの連携も可能なSYNCPITを使用することで、情シスや総務の業務負担を改善し、在宅勤務でのコミュニケーションを円滑に導くことができます。

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